Les nouvelles réglementations : comment elles redéfinissent les voyages d’affaires
Les voyages d’affaires, une composante essentielle de la vie professionnelle de nombreux employés, sont en constante évolution. Avec l’impact des nouvelles réglementations, les entreprises doivent adapter leurs stratégies de gestion des déplacements professionnels pour rester compétitives et respecter les normes en vigueur. Dans cet article, nous allons explorer comment ces nouvelles réglementations redéfinissent les voyages d’affaires, et quelles sont les implications pour les entreprises et les voyageurs.
La politique voyage : un outil essentiel pour les entreprises
Une politique voyage, ou PVE (Politique de Voyage d’Entreprise), est un document crucial qui régule les déplacements professionnels en encadrant les budgets, les modes de transport, les types d’hébergement et les processus d’agréments internes. Cette politique permet de structurer et d’encadrer les dépenses, et d’apporter un ensemble de règles communes à respecter[3].
Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?
Une politique de voyage est plus qu’un simple document administratif; c’est un garde-fou pour éviter les dépassements et les dépenses inappropriées. Elle explicite les règles de validation et les procédures internes liées à un achat, et assure la conformité des notes de frais en cas de contrôle de l’URSSAF.
Comment établir une politique de voyage ?
Pour établir une politique de voyage efficace, il est nécessaire de définir plusieurs éléments clés :
- Modes d’hébergement autorisés : hôtel, gîtes, AirBnB, etc.
- Gamme de confort à privilégier : critère de confort selon la destination, la durée du voyage, la mission ou les contraintes sur place.
- Plafond budgétaire : selon le déplacement.
- Fournisseurs à privilégier : choix des partenaires pour les réservations.
- Dépenses autorisées sur place : repas, communications, etc.
- Workflow d’accréditation : qui décide ? Qui paye ? Qui valide ?
### Exemple de structure de politique de voyage
#### Modes d’hébergement
- Hôtels 3 étoiles et plus
- Gîtes agréés par l’entreprise
- AirBnB (dans certaines conditions)
#### Gamme de confort
- Destination : hôtel proche du lieu de rendez-vous
- Durée du voyage : hôtel avec équipements de travail si nécessaire
#### Plafond budgétaire
- 150 € par nuit pour les hôtels en France
- 200 € par nuit pour les hôtels à l’étranger
#### Fournisseurs à privilégier
- Partenariat avec Marriott pour les réservations d’hôtels
- Utilisation de la plateforme BusinessToGo pour les réservations de vols et trains
#### Dépenses autorisées sur place
- Repas : 30 € par repas
- Communications : frais de téléphone et internet autorisés
#### Workflow d’accréditation
- Le manager valide les demandes de déplacement
- La comptabilité gère les remboursements
- Le service des ressources humaines assure le suivi des absences
Les nouvelles réglementations et leurs impacts
Les nouvelles réglementations affectent les voyages d’affaires de plusieurs manières, allant de la sécurité des voyageurs à la gestion des dépenses.
Sécurité et formalités d’entrée
Les formalités d’entrée dans certains pays sont de plus en plus strictes. Par exemple, en Israël, les voyageurs d’affaires français ou belges doivent faire une demande d’autorisation de voyage électronique pour entrer dans le pays à partir du 1er août[2].
### Exemples de nouvelles formalités d’entrée
| Pays | Nouvelles formalités |
|
|---------------------------------------------------------------------------------------|
| Israël | Demande d’autorisation de voyage électronique |
| Allemagne | Contrôles aux frontières temporaires à partir du 16 septembre |
| Indonésie | Simplification des règles d’entrée |
| Thaïlande | Changements dans les règles d’entrée |
| Laos | Simplification des règles d’entrée |
Gestion des dépenses et des notes de frais
La dématérialisation des notes de frais est une tendance croissante. Les entreprises commencent à abandonner l’archivage physique des notes de frais, considéré comme moins sûr et moins efficace que les processus numériques modernes[1].
### Avantages de la dématérialisation des notes de frais
- **Gain de temps** : les processus de remboursement sont accélérés.
- **Sécurité** : les données sont mieux protégées contre les pertes ou les falsifications.
- **Transparence** : les dépenses sont plus facilement traçables et auditable.
- **Conformité** : respect des normes comptables et administratives.
Politique de voyage et gestion des risques
La politique de voyage doit également prendre en compte la gestion des risques liés aux déplacements professionnels. Cela inclut la souscription d’assurances voyages et la préparation de plans d’urgence.
### Gestion des risques liés aux voyages d’affaires
- **Assurance voyages** : couverture des risques de santé, d’annulation de voyage, etc.
- **Plan d’urgence** : procédures en cas de maladie, d’accident ou de catastrophe naturelle.
- **Duty of Care** : devoir de diligence de l’entreprise pour assurer la sécurité des employés.
Technologie et innovation dans la gestion des voyages d’affaires
La technologie joue un rôle crucial dans la modernisation de la gestion des voyages d’affaires. Des plateformes intégrées aux outils de paiement innovants, tout est conçu pour simplifier et optimiser les processus.
Plateformes de gestion de voyages
Des plateformes comme BusinessToGo, lancée par Lufthansa Group et Navan, offrent des solutions globales pour réserver vols, hôtels, voitures de location et trains. Ces plateformes simplifient la gestion des déplacements professionnels et réduisent les coûts administratifs[1].
Outils de paiement et gestion des dépenses
L’alliance entre Navan et Brex pour créer des cartes corporate intégrant la gestion des voyages et des notes de frais est un exemple de l’innovation dans ce domaine. Ces outils permettent une gestion plus fluide des dépenses et des remboursements[1].
Conseils pratiques pour les entreprises
Pour naviguer dans ce paysage réglementaire en constante évolution, les entreprises doivent adopter plusieurs stratégies clés.
Mettre à jour la politique de voyage
Il est essentiel de régulièrement mettre à jour la politique de voyage pour refléter les changements réglementaires et technologiques.
Utiliser les outils technologiques
Les entreprises doivent profiter des outils technologiques disponibles pour automatiser et optimiser la gestion des voyages d’affaires.
Former les employés
Les employés doivent être formés sur les nouvelles réglementations et les procédures internes pour éviter les erreurs et les risques.
Les nouvelles réglementations redéfinissent profondément les voyages d’affaires, imposant aux entreprises de se adapter pour rester compétitives et respecter les normes en vigueur. En établissant une politique de voyage solide, en utilisant les outils technologiques disponibles, et en formant les employés, les entreprises peuvent naviguer avec succès dans ce nouveau paysage.
Comme le souligne Julie Troussicot, directrice générale d’AirPlus France, “Créer le premier fournisseur de paiement en Europe” nécessite une compréhension approfondie des réglementations et des technologies émergentes. En intégrant ces éléments, les entreprises peuvent non seulement respecter les réglementations mais aussi améliorer la vie professionnelle de leurs employés et optimiser leurs dépenses[1].
Dans un monde où le tourisme d’affaires est en constante évolution, rester informé et adaptable est la clé du succès. Les nouvelles réglementations ne sont pas des obstacles, mais des opportunités pour améliorer la gestion des voyages d’affaires et renforcer la compétitivité des entreprises.
